개인 효율성과 회의 관리 교육 과정

자기 자신과 타인에 대한 이해

• 우리가 회의에 참석해달라고 요청할 때, 사실상 우리 자신의 우선순위를 상대방에게 강요하는 것임을 인식합니다
• 어떤 요인들이 우리의 행동 양식을 결정하는가?
• 우리의 행동이 타인들에게 어떤 영향을 미치는지 알고 있나요? 상대방들은 우리가 바라는 대로 반응하고 있을까요? 그렇지 않다면 그 이유는 무엇일까요…?

회의 관리 절차

• 왜 회의가 필요한가? 다른 대안이 있는가? 그리고 그 대안들이 더 바람직할 수 있을까?
• 회의 개설, 진행 및 준비를 위한 프로세스:
  • 회의 목적과 논의 주제, 예상 소요 시간 등을 포함한 명확하고 유용한 의제 작성
  • 꼭 필요한 사람들만 초대하는 것 – 다른 사람은 포함하지 않기
  • 회의 진행 시 관련된 발언에만 집중하되, 관련성과 무관함을 분별할 줄 아는 능력; 의제를 준수하고 시간도 엄격히 지키기
  • 결과물 작성: 꼭 상세한 회의록이 아니더라도 최소한 실행 과제 목록은 기록해두기
  • 후속 회의 일정 조율하기

회의 참석에 관한 고려사항

• 초대받은 모든 회의에 반드시 참석해야 할까?
• 어떤 기준으로 회의 참석 여부를 결정할 수 있을까?
• 회의 불참을 정당화할 만한 이유는 무엇이 있을까?
• 회의 도중에 참석자들의 성격, 논의 내용 및 시간 제약 내에서 허용되는 행동은 무엇일까?

기타 개인 효율성 및 시간 관리 관련 사항

• 개인적·직업적 목표를 설정하고 이를 달성하는 법
• 업무 우선순위 설정 방법
  • 어떤 일이 먼저 처리되어야 하는지 어떻게 판단할 수 있을까?
  • 해당 업무들의 우선순위는 어떤 기준으로 정해야 할까?
• 직원들이 나를 위해 일하는가, 아니면 내가 그들을 위해 일하게 되는가…? 즉, 타인이 만드는 시간적 제약은 무엇일까?
• 시간을 뺏아가는 요인들: 내게서 시간을 빼앗아가는 것은 무엇이며 이를 어떻게 대처할 수 있을까?
  • 이메일
  • 전화 통화
  • 예상치 못한 방해 요소들
  • 지연 행동: 일을 미루는 습관 등…
  • 그 외 다양한 요인들…
• 효과적인 업무 위임 방법
• 자신감 있는 소통 능력: 타협점을 찾고 ‘아니오’라고 단호하게 말하는 법 배우기